Documentos históricos de mais de 50 anos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) estão sendo digitalizados, e segundo o órgão, a um custo zero para o erário público. O projeto PGE Digital, que está sendo implantado no órgão com o objetivo de melhorar a estrutura funcional e de pesquisa de documentos para servidores e cidadãos.
De acordo com o a PGE, o projeto de digitaliaçao tem como metas a melhoria da eficiência, otimização do tempo e redução de custos. A intenção da Procuradoria é alcançar 100% de digitalização dos processos do Sistema Eletrônico de Informações, que foi implantado no serviço público no fim de 2019. Desde aquele ano ocorre uma transição de processos físicos para digitais mas o sitema alcançava somente a Procuradoria de Licitações e Contratos (PCL).
“Esse trabalho já existe de fato desde 2019, pelo menos, com a digitalização de quase 19 mil pareceres das licitações, setor de onde eu era o chefe. Mas, agora, estamos implantando para toda a PGE e, assim, também, trabalharmos dentro do projeto do governador Rafael Fonteles, de transformar o Piauí no estado mais digital da federação, bem como ter o Governo sem Papel”, destacou Victor Lima, procurador-geral adjunto para Assuntos Administrativos.
Pelo menos 12 funcionários da PGE, entre efetivos e terceirizados, foram capacitados para o trabalho, que iniciou pelas fichas funcionais. Posteriormente, essas pessoas serão multiplicadoras das orientações em seus respectivos setores. “Simplificamos ao máximo esse processo de digitalização com o uso de scanners de última geração, com poucos cliques já se cadastra o documento que é sincronizado, automaticamente, com a nuvem do sistema”, explicou Cláudio Luz, gerente de RH da PGE.
Todas as salas do órgão, ainda, contêm algum armário ou gaveteiro com documentos. Porém, o trabalho se concentrará mais em quatro salas, onde estão guardados milhares de pareceres e processos que contam a história de 50 anos da PGE. “E tudo isso, precisa ser preservado. O documento físico pode ser perdido, rasurado ou de acontecer algum imprevisto e ele se destruir. E ele na nuvem não corre esse risco”, avaliou Érica Raquel, coordenadora da Biblioteca da PGE.
Além da agilidade na tramitação de processos, evitando os deslocamentos e a entrega física dos documentos, o projeto pretende promover uma maior melhoria no ambiente de trabalho. “A intenção, ainda, é liberar mais espaços físicos, para realocar o quadro de pessoal da PGE já visando ao processo de reforma e construção da nova sede”, afirmou Nuno Bernardes, diretor-geral do órgão.
“Apesar do PGE Digital trabalhar na mesma diretriz de transformar o governo em um Estado totalmente digitalizado, ele é criativo e diferenciado. Isso por que é feito com a ajuda dos próprios servidores, com material e equipamentos do próprio órgão. É algo que não tem custos extras ao Estado e que pode ser implementado em outros órgãos do governo”, pontuou Pierot Júnior, procurador-geral do Estado do Piauí.
De acordo com a Procuradoria-Geral do Estado, a finalização do PGE Digital demanda de um a um ano e meio e vai trazer celeridade às tramitações de processos do Executivo, promovendo a entrega aos cidadãos de serviços públicos de forma digital, evitando deslocamentos e racionalizando o uso dos recursos.